أعلنت دائرة الأراضي والأملاك في دبي، عن إصدار سعادة سلطان بطي بن مجرن، مدير عام الدائرة، قرارًا تنظيميًا يتم بموجبه إلغاء قسم السجلات، والتحول بالكامل إلى نظام الأرشفة الذكية.
ولتحقيق آلية التحول الذكي، تعاونت أراضي دبي في هذا المشروع الذي أطلق عليه اسم “مشروع الأرشفة الذكية”، مع شركة متخصصة في مجال الأرشفة الضوئية، حيث وظفت أحدث التقنيات المتوافرة في هذا المجال، باستحداث نظام جديد للأرشفة الضوئية، لتتم من خلاله كافة عمليات الأرشفة لجميع الملفات المتعلقة بالخدمات التي توفرها دائرة الأراضي والأملاك في دبي.
وقال سعادة سلطان بطي بن مجرن، مدير عام دائرة الأراضي والأملاك في دبي: “يسرّنا الإعلان عن إطلاق مشروع الأرشفة الذكية، كخطوة أساسية للتحول الذكي وإلغاء قسم المجلات، والتوقف تمامًا عن عمليات الأرشفة التقليدية. إن هذه الخطوة تقرّبنا أكثر من التناغم التام مع رؤية قيادتنا الرشيدة، لتعزيز القدرة التنافسية لإمارة دبي، وتسريع الخطى للوصول بمدينتنا إلى قائمة المدن الأذكى في العالم”.
ونوه سعادته إلى أن الدائرة ستحافظ على كوادرها في قسم السجلات للاستفادة من خبراتهم المتراكمة في هذا المجال، حيث سيتم تدريبهم لإكسابهم المهارات اللازمة للتعامل مع التقنية الجديدة، أو تحويلهم إلى إدارات أخرى، كونهم ينتمون إلى أصول الموارد البشرية التي تعتز الدائرة بما قدموه من خدمات وإسهامات مهمة للارتقاء بأدائها المؤسسي.
خطوات واضحة
تشتمل آلية أرشفة الملفات على العديد من العمليات التي تبدأ مع تصوير الملفات من قبل مزودي الخدمات، ثم تتم عملية تصنيف كافة الملفات، ليجري بعد ذلك توريدها إلى نظام إدارة الملفات الجديد (Arcmate) المزود من قبل شركة انظمة الرؤية الجديدة (NVSSOFT).
وتتم آلية الوصول إلى الملفات المؤرشفة مباشرة من خلال البوابة الأرشيفية، أو عن طريق التكامل مع نظام إدارة الملفات الجديد، وذلك من خلال شبكة الإنترنت أو التطبيقات الذكية، حيث يوفر نظام الأرشيف آلية بحث قوية، للحصول على الملف المطلوب عن طريق خادم تخزين الملفات.
5 ملايين ملف
نجح فريق تقنية المعلومات في دائرة الأراضي والأملاك في دبي في التعامل مع أكثر من خمسة ملايين ملف، وتحويلها إلى النسق الذكي، ونقلها إلى نظام الأرشفة الضوئية الجديد (FMS/DAM).
وتؤكد مصادر الدائرة أيضًا أن عدد الملكيات التي تم تحويلها بالفعل إلى النظام قد بلغت (470,642) ملكية، حيث جرى تخزينها في نظام الأرشفة الضوئية الجديد. وبلغت حصة المباني من هذا العدد الإجمالي (21,594) ملكية، في حين استحوذت الأراضي على (135,878) ملكية، بينما وصل عدد ملكيات الوحدات إلى (313,170) ملكية.
ويتم الوصول إلى الملفات من خلال شبكة الإنترنت أو التطبيقات الذكية، كما يمكن للمستخدم مسح “الباركود” للحصول على الوثائق المطلوبة. وتساعد عملية تحديث البيانات الوصفية وتصنيف الملفات على تسهيل عمليات البحث والوصول إلى الوثائق المؤرشفة.
الريادة لأراضي دبي
أضاف بن مجرن: “إن خطوة من هذا النوع تظهر الجهود الحثيثة التي نبذلها لنبقى في صدارة الأداء المؤسسي، وتقديم نموذج على أرض الواقع حول ما يتعين على المؤسسات الحكومية القيام به لمواكبة تغيرات
العصر. إن إطلاقنا لهذا المشروع يعكس حرصنا على مواصلة تقديم أحدث الخدمات الإلكترونية الذكية، بما يضمن راحة وسعادة متعاملينا، ويحافظ على أوقاتهم”.
ومن أهم ما يمتاز به نظام الأرشفة الضوئي الجديد، الفصل بين الملفات للاستخدام العام والخاص، وفهرسة البيانات الجديدة بشكل سهل ومبسط. ويمكن أيضًا إعادة فهرسة البيانات وتحديث البيانات الوصفية، فضلاً عن أرشفة جميع الملفات المتعلقة بالخدمات بتكلفة قليلة وبأداء أفضل، وتوجد هناك إمكانية أيضًا لتقديم الدعم الفني للنظام بتكلفة قليلة وجودة عالية. ويحمل نظام الأرشفة الجديد صفة التفاعلية، كما يعمل على الحد من اللجوء إلى العمليات اليدوية، مثل المسح والتحقق من الملفات.
يشار إلى أن هذا هو السبق الإلكتروني الثاني الذي تحققه الدائرة في غضون أقل من شهرين؛ حيث قامت في مطلع شهر أكتوبر الماضي، بالإعلان عن اعتمادها نظام «بلوك تشين»، لتكون بذلك الدائرة الحكومية الأولى على مستوى العالم التي تطبق هذه التقنية، للتوافق مع استراتيجية دبي للتعاملات الرقمية «بلوك تشين»، التي أطلقها سمو الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ولي عهد دبي رئيس مجلس أمناء مؤسسة دبي للمستقبل، أكتوبر الماضي، وتقودها “دبي الذكية”.
أضف تعليق